Titre du poste : Assistant/ Associé à l’Administration et aux Finances (Pour mise en place du roster)
Lieu : Divers, République Démocratique du Congo
Date limite de candidature : 24-Mars-2019 (Minuit New York, États-Unis)
Catégorie : Développement durable et réduction de la pauvreté
Type de contrat : Service Contract
Niveau du poste : SB-3
Langues requises : Anglais, Français
Date de commencement : 01-Juin-2019
Durée du contrat initial : Un an
Historique
Le PNUD/RDCongo met en place une base de donnée (roster) d’Assistant et Associé administratif et financier, qui servira à identifier des candidatures qui seront pré évaluées et par la suite évaluées en vue de pourvoir à des postes d’Assistant/Associé à l’administration et aux finances spécifiques.
Devoirs et responsabilités
Sous la supervision du responsable du projet, l’Assistant /Associé à l’Administration et aux Finances remplira les fonctions suivantes :
Veiller à l’administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles ainsi qu’adapter les processus et les procédures, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :
Conformité des activités administratives et financières, du système d’enregistrement et de reportage et suivi des recommandations des audits avec les règles , règlements , politiques et stratégie des Nations Unies et du PNUD ;
Appui à la mise en place d’un système de contrôle interne efficace et d’un système de gestion des ressources financières fonctionnelles ;
Conformité de procédures financières avec les orientations financières / comptables du Programme ;
Mise en place d’un système de suivi de décaissements et de dépenses des Sous bénéficiaires. Analyse des rapports financiers et requêtes de fonds de tous les fournisseurs, les ONG’s et autres structures d’exécution afin de s’assurer que les dépenses effectuées ont suivi les normes du Programme.
Veiller à l’administration du budget et au fonctionnement du système de recouvrement des coûts, avec pour objectif d’arriver aux résultats :
Participation proactive dans la planification du budget du projet, suivi des niveaux autorisés de dépenses du projet en rapport avec le bureau;
Participation dans la mise en œuvre d’un mécanisme de contrôle des dépenses du projet à travers la préparation et les révisions budgétaires des différents projets gérés par la composante Gouvernance Judiciaire et Sécuritaire;
Présentation des informations analysées pour la planification des ressources financières du projet, et pour les rapports d’analyse de la situation financière;
Production des rapports de recouvrements des coûts et participation aux actions correctives s’y rapportant;
Fournir appui administratif au projet avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :
Contrôle adéquat et archivage des documents de supports des paiements ; revu des divers rapports financiers;
Maintien d’un système de contrôle des dépenses internes aux fins d’assurer que les pièces comptables qui sont traitées sont complètes, que les pièces comptables sont correctement enregistrées et validées dans le système Atlas, ; que les états de salaire sont dûment traités ;
Correction à temps des transactions non validées, y compris celles qui comportent des erreurs de vérification des budgets , des exceptions de concordance et des pièces comptables non approuvées;
Maintien des comptes débiteurs et suivi des contributions des partenaires ;
Appui administratif et logistique des activités du projet ;
Soutien logistique à l’équipe et aux consultants internationaux pour organiser des évènements de formations, des ateliers et des réunions générales; Assistances aux consultants internationaux, a court terme, en organisant leurs plans de voyage, en organisant des réunions avec les différentes parties prenantes et en réservant des chambres d’hôtel;
Appui à la rédaction des correspondances nécessaires aux agences et parties prenantes locales et internationales.
Participer au renforcement de capacité et au partage de connaissance
Participation aux formations pour le staff des opérations /projets dans le domaine de l’administration et des finances.
Contribution aux différents réseaux de connaissance PNUD notamment au partage des bonnes pratiques et expériences.
Appui l’équipe du projet dans la mise en œuvre du plan de renforcement des capacités dans le domaine de son intervention.
Compétences
Compétences Fondamentales :
Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge ;
Bonne capacité de communication;
Aptitudes à communiquer et à travailler sous pression.
Compétences Fonctionnelles :
Gestion et Apprentissage de la Connaissance ;
Partager la connaissance et l’expérience ;
La capacité à fournir des services-conseils.
Gestion et Leadership :
Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques ;
Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation ;
Avoir une approche positive et constructive du travail ;
Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication ;
Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes.
Qualifications et expériences requises
Education :
Diplôme universitaire en Gestion, Finances ou Comptabilité
Expérience :
Avoir au moins 4 ans d’expérience pertinente au niveau national ou international en matière de gestion budgétaire, financière et administrative des projets ou programmes de développement
Avoir une expérience et la maîtrise dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, Powerpoint), de bases de données et des systèmes de gestion sur internet
De même, la connaissance et l’utilisation courante de l’outil ATLAS (utilisé par le PNUD pour gérer les ressources) seront également un atout.
Langues Requises :
Maîtrise du français;
Une bonne connaissance de l’Anglais sera considérée comme un atout.
Les candidat(e)s intéressé(e)s doivent soumettre un dossier complet comprenant :
Une lettre de candidature avec mention des localités préférées;
Une notice Personnelle (P11);
Les copies des diplômes, attestations et certificats de travail;
Les lettres de recommandations des trois (3) derniers employeurs ou les trois(3) dernières de performances s’il y en a.
Note importante à l’attention de tous les candidats
Le dossier de candidature doit comporter la notice personnelle P11- Cette notice peut être téléchargée à l’adresse suivante : https://sas.undp.org/Documents/P11_Personal_history_form-fr.docx (Version française).
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionné(e)s devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.